L’audit des achats

L'audit des Achats :

1-    Rôle de la fonction Achats :

La fonction achats est la fonction chargée de l’acquisition des biens (matériels, matières, marchandises et fournitures…) ou services nécessaires au fonctionnement de toute l’entreprise.

Avant d’acheter, on doit répondre aux questions suivantes :

·        Pourquoi acheter ? (l’existence d’un besoin).

·        Quoi acheter ? (matières premières, matériels…).

·        Quand acheter ? (cadence d’achat).

·        Comment acheter ? (Processus d’achat).

2-    Les services intervenants dans le processus d’achats :

-         Services « Initiateurs » : émettent des demandes d’achat.

-         Services « Achats » : Il établit les bons de commande sur la base des demandes d’achat, Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison.

-         Services « Réception » : s’assure de la conformité de la livraison avec la commande (quantité et qualité).

-         Service « Stocks » : il reçoit la marchandise du service

« Réception » et procède aux enregistrements permettant un suivi quantitatif.

-         Service « Comptable » : enregistre les factures après leur approbation.

-         Service « Trésorerie » : règle les factures en s’assurant de leur approbation par les personnes compétentes.

3-    Normes à respecter :

·        Toute achat doit correspondre à un besoin réel ;

·        Une DA (demande d’achat) est systématiquement émise par un responsable autorisé ;

·        Une DA est valorisée et fait référence à un budget ou à une autorisation de dépense ;

·        Les DA sont classées en attente de réception et un suivi est effectué.

4-    Les principaux axes de l’audit de la fonction achats :

-         L’organisation de la fonction achats.

-         La typologie des achats et les enjeux économiques.

-         Montant des achats / CA.

-         L’évaluation de la quantité du contrôle interne.

-         Montant réel des achats / Montant prévu.

-         % de délai de livraison non respectés.

-         % des commandes passées en urgence.

-         Délai moyen de traitement d’une commande.

-         Nombre de dossiers litigieux.

-         Qualité des relations avec les autres fonctions.

5-    Identifications des risques :

-         Besoins inexistants et mal définis.

-         Ressources achetées non justifiées.

-         Externalisation injustifiée.

-         Délégation de pouvoirs non respectées.

-         Fournisseurs non homologués*.

-         Non mise en concurrence (des fournisseurs).

-         Technicité insuffisante des acheteurs.

-         Vol détournement et enrichissement personnel.

-         Avances aux fournisseurs non récupérées.

-         Double paiement non détecté…

6-    Exemple de procédure d’achat :

Emission du Besoin. Vérification du besoin.

Evaluation et sélection des fournisseurs.

Passation de la commande.

Suivi de la commande.

Réception de la livraison.

Contrôle quantitatif et qualitatif.

Vérification de la facture et règlement.

Archivage de la commande/facture.